4 совета по организации работы в команде, которая внезапно оказалась на удаленке

Организовать работу команды на удаленке – не такая уж и проблема. Можно посмотреть на большое количество компаний на рынке IT, которые привыкли работать на аутсорс и по принципу фриланса. Но они готовы к работе вне офиса, а что же делать с теми, кто из-за карантина оказался “вброшен” в непривычные для него условия? Вот пара советов, которые могут пригодиться в этой ситуации.

Планируйте задачи и контролируйте процессы

В первую очередь важно организовать рабочий процесс на удаленке. Частично сотрудники могут и сами взять на себя адаптацию стандартных рабочих процессов к изменившимся обстоятельствам, но неплохо было бы как минимум контролировать их и направлять в этом. Тут могут пригодиться различные сервисы типа Trello для визуализации задач, их текущего статуса, исполнителей, необходимых ресурсов и так далее. Чем четче все предусмотреть изначально – тем больше вероятность, что даже на большом расстоянии друг от друга члены команды смогут правильно и вовремя выполнять поставленные задачи.

Поддерживайте свою продуктивность

Домашняя обстановка может очень расслаблять и снижать эффективность работы, поэтому таким критичным становится момент поддержания высокой продуктивности. Тут можно выделить два основных направление – контроль внешний и внутренний, то есть со стороны организации или же каждого отдельно взятого сотрудника. В первом случае помогут специализированные приложения для контроля статуса выполнения задач, а также налаженная система отчетов. Во втором – стоит обратить внимание на использование трекеров времени, таких как Pomodoro. Потому что присутствие онлайн за компьютером еще ничего не гарантирует, прокрастинировать можно много – Youtube, социалки, новости. А так – и на задаче сконцентрироваться можешь, и от монитора дать глазам отдохнуть. И хорошо еще, если у тебя правильный монитор, который щадяще относится к глазам, так что полный рабочий день плюс сериальчики выдержать можно. Но все равно, не забывайте делать перерывы в работе, чтобы глаза смогли отдохнуть, а мозг переключиться на другие задачи.

Будьте на связи

Важным моментом для реализации первых двух советов из этого списка является поддержание коммуникации в команде. И самый простой способ – это проведение видеоконференций. Сейчас мы наблюдаем бум популярности таких сервисов: Zoom, новинка Skype Meet Now, Microsoft Teams. Выбрать есть из чего, главное, чтобы каждого было видно, ну или как минимум слышно, так что неплохо бы озадачиться вопросом покупки хорошей гарнитуры с качественным микрофоном.

Поддерживайте не-рабочую коммуникацию

Кроме общения по рабочим вопросам, обычно в офисе происходит много так называемых “water cooler talks”, когда коллеги могут посвятить время неформальному общению на кухне. При этом обсуждаться могут как рабочие вопросы, так и личные, что дополнительно сближает команду. Поэтому в идеале позаботиться не только об организации делового общения, но и поддерживать социальную активность в команде. Это может быть отдельный неформальный чат в мессенджере или еженедельная командная активность – занятия йогой, игры по сети, даже просто пятничная онлайн-вечеринка – подойдет любой вариант, который поможет каждому сотруднику почувствовать себя частью команды.

Список полезных советов по организации команды можно продолжать почти бесконечно – сюда входит и поддержание мотивации сотрудников, и прохождение курсов для повышения квалификации, и многое другое. Однако именно несколько вышеперечисленных шагов позволят быстро адаптировать сложившуюся систему рабочих процессов под обновленные условия, не отягощая ее без необходимости.