Шесть советов для проведения видеоконференций: как избежать типовых ошибок
Статистика показывает, что с начала вспышки эпидемии коронавируса интерес к видеосвязи по всему миру ощутимо вырос. Вендоры держат руку на пульсе и предлагают более выгодные условия для абонентов, в то время как стоимость их акций растет (самый яркий пример — Zoom, ценные бумаги которого стали на 15 % дороже). Плюсы дистанционной коммуникации очевидны: угроза заразиться опасным заболеванием сводится к нулю, а продуктивность общения нисколько не страдает, а иногда и наоборот — становится выше. В режиме онлайн проводят собрания и планерки, презентации продуктов, собеседования, встречи с клиентами и партнерами. В числе главных достоинств дистанционных встреч, помимо безопасности для здоровья, — экономия времени и денег, а также удобные функции для общения и работы.
Однако если видеосвязь еще не стала для вас привычным инструментом общения, то возможные технические неполадки могут вызвать беспокойство. Что если вас не будет слышно или видно, зависнет компьютер, за окном начнет работать отбойный молоток и помешает разговору? Предлагаем вам 6 лайфхаков, которые помогут избежать неловких ситуаций и сделать встречи в режиме видеосвязи максимально продуктивными и комфортными.
1. Ответственно подойдите к выбору камеры и гарнитуры
Как бы вы не любили свои AirPods, во время видеоконференций от них придется отказаться. Гарнитуры с беспроводным подключением или 3.5 мм разъемом не обеспечат должного качества связи во время делового разговора. В таких устройствах качество захвата звука ориентировано на бытовые цели, и микрофоны заявлены только «для галочки». Если вы хотите сосредоточиться на рабочих вопросах, а не на том, чтобы вслушиваться в каждое слово собеседника или по несколько раз повторять неразборчиво переданные реплики — используйте проводную USB-периферию.
Зачастую она поддерживает функцию шумоподавления, которая просто необходима при работе в городской среде, где гул дорожного трафика и ремонтных работ может сильно ухудшить качество беседы, а также в open-space офисах или коворкингах. А если вы переживаете о доступности такого оборудования, то спешим вас успокоить: цены на хорошую гарнитуру давно не кусаются, а продается она в любом магазине электроники. То же касается и камеры — даже недорогие модели обеспечат вам намного более качественную картинку, чем встроенная камера ноутбука.
2. Приведите компьютер в боевую готовность
Качество видеосвязи зависит не только от скорости интернет-соединения или качественной камеры, но и от производительности вашего компьютера. Чтобы избежать прерываний звука или ухудшения картинки, перед конференцией закройте приложения, которые используют много оперативной памяти — браузеры с большим количеством вкладок или Photoshop.
Сложности могут возникнуть и из-за открытых на компьютере приложений, которые имеют доступ к вашей камере. Если во время видеоконференции вас не видно, но вы точно знаете, что оборудование подключено и работает корректно, проверьте, какие еще программы запущены — возможно, камеру использует другое ПО для видеосвязи, приложение для записи видеороликов или создания снимков. А еще лучше - выключайте такие программы перед началом конференции, чтобы не тратить время на поиски и устранение проблемы во время разговора.
Кроме того, вам следует побеспокоиться о качестве и безопасности интернет-соединения. Мы рекомендуем проводное подключение к сети, а в случаях, когда использовать его невозможно (например, при работе в коворкинге) — вайфай, который требует пароля и обеспечивает хорошее качество соединения. Однако если вы собираетесь обсуждать важную сделку и обмениваться файлами, к которым ну никак нельзя нельзя допустить третьих лиц — от использования общественной сети придется отказаться. Ведь никогда нельзя знать наверняка, не сидит ли за соседним столиком злоумышленник, который способен внедриться в вашу беседу, получить доступ к персональным данным и платежным системам.
3. Используйте инструменты совместной работы
«Лучше один раз увидеть» — это правило, которое эффективно применяется к рабочим видеоконференциям. Ведь намного удобнее показать график роста продаж или готовый макет страницы, чем пытаться их описать. Современные ВКС-решения для этих целей дополнены удобными инструментами совместной работы — демонстрацией экрана компьютера или показом презентаций, записью видеоконференций, возможностью общаться в чатах и другими функциями.
Готовитесь к видеовстрече с клиентом, отчету перед начальником или анонсу нового продукта, но не успеваете сделать презентацию? Не паникуйте и не тратьте время на подготовку слайдов «на коленке» — просто покажите собеседникам рабочий стол целиком со всей необходимой информацией. Некоторые ВКС-решения даже позволяют транслировать окна специализированных приложений — например, если нужно показать макет или сложную 3D-модель. При этом такая функциональность есть не только у западных разработок, например, в решении для видеосвязи TrueConf.
4. Делайте заметки во время видеоконференции
Долгая и эффективная встреча закончилась, вы собрались упорядочить новую информацию и вдруг поняли, что не можете этого сделать. Записи от руки в ежедневнике выглядят, как шифр, сведения, которые вы надеялись запомнить — забыты, а коллеги и вовсе ничего не записывали, поэтому обратиться с вопросом не к кому. Знакомая ситуация? Не допускайте ее повторения: обязательно ведите протокол и отмечайте в нем все договоренности, принятые решения и новые идеи. Это значительно сэкономит ваше время и позволит ничего не упустить из виду.
Сейчас существует множество программ, которые предлагают автоматически создавать заметки во время видеоконференций, но их использование не всегда оправдано. Алгоритмы автоматизации все еще работают не так хорошо, как обещают разработчики, а стоимость софта достаточно высока. Для создания заметок вполне можно использовать встроенный в ВКС-решение групповой чат, в котором все участники смогут давать необходимые комментарии.
После окончания встречи оставленные заметки можно отсортировать и разослать участникам по почте. Начните с обсуждения протокола следующую запланированную встречу, проверьте готовность задач, прогресс их выполнения или обсудите возникшие вопросы.
5. Создайте рабочую атмосферу
Проводить видеоконференции можно и дома, особенно если в вашем городе карантин или вы просто не любите посещать офис. В такой ситуации выбирайте приложение, которое позволит не выпасть из рабочего процесса и сохранить серьезность переговоров. Некоторые ВКС-решения (Zoom, TrueConf) поддерживают замену фона за вашей спиной на лету — нужно лишь выбрать комнату, где есть однотонная стена. Также предупредите ваших близких, чтобы случайно не появились в кадре или не отвлекали вас и ваших собеседников громкими вопросами о бутербродах и кофе.
Перед ответом на входящий видеозвонок убедитесь, что ваш стол чист. Это поможет сконцентрироваться на рабочих задачах, а также избавит вас от создания лишних звуков во время общения.
6. Делайте выбор в пользу создания конференций «на лету»
Создание видеоконференций по запланированному расписанию постепенно уходит в прошлое. Это связано со сложностью процедуры: вам необходимо выбрать все необходимые параметры, разослать приглашения, проследить, чтобы все их получили и благополучно присоединились к беседе в назначенный срок. При этом любые коррективы требуют повторения некоторых шагов и усложняют процесс.
Намного удобнее использовать программное обеспечение, которое отображает статус ваших собеседников (не в сети, онлайн, занят и т.д.) и приглашать их в разговор «на лету» всего в пару кликов. Кроме того, статус поможет вам определить, стоит ли сейчас звонить удаленному сотруднику — в этом случае вы не отвлечете его во время важной встречи или поездки за рулем.
В сухом остатке
Итак, придерживаясь всего шести рекомендаций, вы сможете сделать общение в видеоформате максимально комфортным, а также заявите о себе как о знатоке корпоративного онлайн-этикета.
- Не экономьте на камере и гарнитуре для себя и своих сотрудников. Сконцентрироваться на работе намного проще, если не приходится каждые пять минут переспрашивать: «Меня слышно?».
- Перед видеоконференцией закройте все ресурсозатратные приложения — браузеры с большим количеством вкладок или Photoshop, а также программы, которые используют видеокамеру.
- Используйте функции демонстрации экрана, обмена файлами и сообщениями, записи видеоконференции и т.д. Эти инструменты в разы повысят результативность встреч и работы в целом.
- Не забывайте делать заметки в коллективном чате во время видеоконференции и напоминайте об этом вашим коллегам. Запомнить новую информацию и обдумать поступившие идеи будет намного проще.
- Не тратьте время на бронирование переговорного зала и сложную организацию видеоконференции для решения повседневных вопросов. Создавайте групповые звонки прямо с рабочего места без каких-либо потерь в эффективности.
- Используйте решения, которые позволяют создавать конференции без предварительного планирования - этим вы сэкономите время и избавитесь от множества организационных проволочек.
А главное — выбирайте для работы программное обеспечение, предназначенное для корпоративного общения, а не для звонков семье и друзьям. Желаем успешных видеоконференций!
Фото: Unsplash
Для тех, кто хочет знать больше
Присоединился к команде gg в 2011 году. Анри — человек разносторонних интересов и пишет о гаджетах и военной технике. Разбирается в потребительской электронике и имеет немалый опыт использования разнообразного геймерского оборудования.
Подписывайтесь на наш нескучный канал в Telegram, чтобы ничего не пропустить.
Поделиться
